Organiser son mariage step 1 : La liste des invités

Je ne sais pas pour vous, mais moi, quand j'ai su que j'allais (enfin) me marier, j'étais un peu hystérique !

 

Forcément, l'organisation de mariages (pour les autres) étant mon quotidien, j'avais HÂTE que ce soit mon tour !

On a beau penser que "son" mariage sera différent de tous les autres, on ne va pas se mentir, les bases sont toujours les mêmes, et le mien ne dérogera pas aux règles classiques.

Nous allons donc procéder étape par étape, et la base de la base, c'est de faire la liste des invités.

En effet, tant que n'aurez pas une idée (plus ou moins précise) du nombre d'invités, il est difficile de commencer à chercher des lieux de réception.

 

Mon conseil de psychopathe : Faire un fichier excel de la mort qui tue

 

Pourquoi ? Parce qu'à de très nombreuses reprises vous allez devoir checker votre liste d'invités, parfois entièrement, parfois que les femmes, parfois que les enfants, les végétariens, et j'en passe.

Alors la liste sur un bloc note c'est bien, mais la liste sur un fichier excel c'est mieux.

 

Personnellement, j'ai fait ça en 15 colonnes (oui je sais, ça fait beaucoup et ça fait flipper) :

 

1. NOM  

Parce que c'est pratique de savoir les noms de famille des gens, pour les faire parts par exemple.

 

2. PRÉNOM :

Parce que c'est super pratique, inutile de préciser pourquoi.

 

3. SEXE :

Oulà, ça fait bizarre écrit en gros comme ça... Vous pouvez mettre "genre" si ça vous fait moins peur. Le tout c'est de savoir si vos invités sont des hommes ( H ) ou des femmes ( F ). Ou alors, si vous êtes aussi tordu que moi, vous pouvez pousser le vice un peu plus loin en précisant davantage les choses : Ados Garçons ( AG ) ou Ados Filles ( AF ), Enfant Fille ou Garçon, Bébé Fille ou Garçon... Ne vous moquez pas, je vous jure que ça peut servir ! Par exemple pour les cadeaux invités, si vous avez prévu d'en faire des différents en fonction du genre, vous serez bien contents de savoir en un seul coup d’œil combien de bavoirs souvenirs vous devrez prévoir pour les BG et les BF !

 

4. ALCOOL :

Trèèès important pour prévoir facilement le bon nombre de bouteilles ! Vous pourrez avoir 200 invités, mais vous rendre compte en faisant la liste que seulement 60 d'entre eux boivent de l'alcool. Dans cette colonne là j'ai utilisé des " 1 " pour ceux qui boivent, et des " 0 " pour ceux qui ne boivent pas. Après avoir sélectionné une petite formule pour faire la somme totale, je sais en un coup d’œil combien j'ai de pochtrons dans mes invités !

 

5. ADRESSE :

Vital pour l'envoi des faire parts ! Bien sur que vous savez où habitent la plupart de vos invités. C'est facile, tu prends l'autoroute, et quand tu sors tu vas tout droit, tu tourne à gauche devant la pizzeria et c'est un peu plus loin sur la droite. Oui oui oui... mais ça sur une enveloppe ça fait moche, et les facteurs sont des personnes fragiles dont il faut prendre soin. Alors soyez méthodiques et précis, et collectez soigneusement les adresses COMPLÈTES de tout le monde. Vous gagnerez du temps le jour où vous remplirez vos enveloppes !

 

6. FAIRE PART :

Il s'agit là de savoir combien de faire part vous devrez envoyer. Pour les couples, un seul suffit, idem pour les familles qui vivent sous le même toit. J'ai donc utilisé ici encore des " 1 " et des " 0 " pour savoir à qui je devais en envoyer ou pas.

 

7. RÉPONSE :

Cette colonne vous servira à savoir qui a répondu ou non, positivement ou pas. Vous pouvez choisir de supprimer directement les lignes des absents, mais je trouve ça un peu dur (je suis émotive), alors je préfère les laisser et me préciser à moi même qu'ils ne viendront pas, c'est plus sympa...

 

8. INVITE DE :

Parce que certes, avec votre fiancé(e) vous vous aimez, vous partagez tout, vive la vie et vive l'amour, mais quand même, faut pas déconner : Quand il vous reprochera de vouloir inviter votre nouvelle copine Sophie que vous ne connaissez que depuis quelques mois alors que la liste est déjà pleine, vous serez bien content(e) de lui faire remarquer en un clique qu'il (ou elle) a 116 invités et vous seulement 92. Alors demandez vite son adresse à Sophie, elle attend son faire part !

 

9. FAMILLE / AMI :

Ça peut être utile pour vos statistiques personnelles, ou pouvoir répondre facilement à tous vos détracteurs. On vous fera certainement cette remarque sympathique : "200 invités ? Mais c'est énorme ! Vous ne devriez pas inviter autant d'amis, ça va vous coûter trop cher..." Oui mais tu vois sur les 200 on a déjà 172 membres de la famille, donc bon... 

 

10. RÉGIME ALIMENTAIRE :

Pratique pour le traiteur ! Ainsi vous n'oublierez pas de prévoir les repas végétariens, sans porc, sans gluten, sans sel, sans nourriture...

 

11. REPAS ADULTE :

Parce que les adultes et les enfants ne mangent pas la même chose, on reprend nos 1 et nos 0, et on laisse les formules excel faire le travail ! Le traiteur vous dira merci.

 

12. REPAS ENFANT :

Pour les mêmes raisons que la colonne 11.

 

13. BÉBÉ :

Inutile de leur prévoir un repas, mais ils ont le droit à leur colonne aussi non ? Ils sont tout petits, ça prend pas de place...

 

14. Numéro de table :

Vous, les assidues, qui étaient là depuis le début et qui relisent les articles plusieurs fois, vous aurez remarqué qu'à la base ce fichier excel ne comptait que 13 colonnes. Mais en avançant dans les préparatifs, celle ci est vite devenue une évidence : quand vous aurez attaqué votre plan de table, pensez à mettre le bon numéro à chaque personne, ça vous sera utile quand vous concevrez la partie "physique" de votre plan de table, et quand vous (ou votre wedding planner...) installerez la déco !

 

15. Email

On pourrait s'en passer, mais ça peut servir quand même : si vous arrivez à récupérer un maximum d'adresses email, vous pourrez si besoin envoyer des infos de dernière minute, ou qui n'avaient pas leur place sur le faire part.

 

 

Et voilà, vous avez mes 15 colonnes !

Libre à vous d'en ajouter ou de retirer en fonction de vos besoins.

 

Ça c'était pour la partie "technique" de la liste, la prochaine fois on verra la partie "émotion" et le fameux "qui j'invite ?!".

 

Allez, à vos fichiers excel, go go GO ! 

 

 

 

 

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Commentaires: 4
  • #1

    Marie lou (vendredi, 08 janvier 2016 20:27)

    Mdr t'es une grande malade. Je suis déjà passée par cette étape cruciale et horrible mais j'ai adoré la revivre avec toi !
    Bonne continuation, hâte de lire la suite !

  • #2

    Lou val (vendredi, 08 janvier 2016 21:51)

    Ha ouiiiii tellement plus pratique dis donc! On voit la difference entre un mariage classique et un mariage de wedding planner lol

  • #3

    Dado (samedi, 09 janvier 2016 09:42)

    Ah ah espèce de folle!!!!hâte de voir la suite. Éclate toi bien dans tes préparatifs

  • #4

    lesellier cindy (vendredi, 30 septembre 2016 09:18)

    génial tes colonnes!!!
    effectivement c'est là qu'on voit les pros et nous autres!!
    je vais revoir tout de suite mon fichier excel !!